Oplossing: Vervangen van ruim 100 apparaten door 37 MFP's met Remote Care via de mail

Bij een inventarisatie van het kopieer- en printerpark door Papierfabriek Sappi in Maastricht bleek dat er overal losse apparatuur stond. Dennis de Baar, IT Director Sappi Fine Paper Europe: "We staan erom bekend heel kostenefficiënt te zijn, maar op dit gebied liepen we enorm achter. Tijd voor een nieuwe oplossing."

Sappi, met hoofdzetel in Johannesburg (Zuid-Afrika), heeft papierfabrieken over heel de wereld. In de Benelux heeft Sappi drie bedrijven; in Nijmegen, Maastricht en Lanaken (België). De geschiedenis van Sappi Maastricht Mill begint in 1850, door de oprichting van het bedrijf L'Hoest, Weustenraad & Cie. Tegenwoordig werken in Maastricht zo'n 800 medewerkers aan de productie van grafisch papier en karton voor professioneel drukwerk.

Geen uniformiteit
Het initiële doel van het project was vervanging van de kopieerapparaten. Toen bleek dat de MFP's van Konica Minolta meer ogelijkheden boden, werden ze ondergebracht bij de IT-afdeling in plaats van bij facilitair. IT heeft toen ook besloten om de het project te verbreden en printers, faxen en scanners te reduceren en zo kosten te verlagen.

"Er was geen goed overzicht", vertelt Davy Geurts, IT Project Manager bij Sappi Maastricht Mill. "Overal stond losse apparatuur, veelal verouderd en van verschillende merken. Daar hoorden bovendien allerlei servicecontracten bij." De Baar: "En we schrokken van de opgetelde kosten. We wilden hier meer uniformiteit, efficiëntie en transparantie in aanbrengen." Deze klus werd aanbesteed bij verschillende leveranciers, waarbij Konica Minolta als beste uit de bus kwam. De Baar: "Vooral de lokale service, scherpe prijs en vormgeving maakten dat wij uiteindelijk voor Konica Minolta hebben gekozen."

Passend advies
De inventarisatie is samen met Konica Minolta uitgevoerd, wat leidde tot een advies. Die luidde dat in de vestiging in Maastricht ruim honderd apparaten moesten worden vervangen door 37 MFP's. Geurts: "Pas dan zie je wat je écht nodig hebt en wat een grondige holistische aanpak oplevert." Konica Minolta en Sappi hebben de implementatie gezamenlijk aangepakt. "Het was zo geregeld dat bij plaatsing van nieuwe machines, direct de oude apparatuur werd weggehaald", vertelt Geurts. "Konica Minolta heeft ons geholpen om de MFP's meteen op diezelfde dag te configureren." Een engineer van Konica Minolta heeft meegewerkt aan training van de key-users per type bizhub. Zij trainden vervolgens de rest van de gebruikers.

Overtuigingskracht
Het viel niet mee om collega's te overtuigen van de nieuwe machines. Geurts: "Veel collega's hadden een scanner of printer op hun bureau en zagen het niet zitten." Een collega ging daarop alle betrokkenen persoonlijk af om ze te wijzen op de voordelen van de nieuwe machines. "Het was echt ongelooflijk", vertelt De Baar. "Collega's zeiden: je komt niet aan MIJN scanner. Maar na een kwartiertje zeiden ze: neem dat ding alsjeblieft mee. Hij had een enorme overtuigingskracht." De reacties blijven onverminderd enthousiast. "We hebben nu Remote Care via de mail. Volgens Konica Minolta een unieke oplossing. Onze apparatuur stuurt zelf een mailtje naar Konica Minolta bij een storing of tonertekort", vertelt De Baar.

"Er staat snel iemand op de stoep, soms zelfs voordat we zélf in de gaten hebben dat er iets mis is."