Het gerenommeerde kantoor Dirkzwager advocaten & notarissen, kiest als eerste in de wereld voor Open Text Legal Information Management for Microsoft SharePoint; een Document Management oplossing speciaal ontwikkeld voor de juridische sector en geschikt voor Microsoft Office SharePoint Server 2007. Open Text Legal Information Management (LIM) combineert de kracht van Microsoft SharePoint met de bewezen Content Lifecycle Management software van Open Text. De keuze van Dirkzwager voor de LIM-oplossing van Open Text^TM Corporation, wereldwijd toonaangevend leverancier in enterprise content management (ECM), volgt op een uitgebreid selectietraject en proof of concept. Timesoft zal deze oplossing implementeren onder meer vanwege de aanwezig product- en branchekennis. De implementatie betreft 270 gebruikers en de volledige uitrol zal medio 2009 zijn gerealiseerd.

Dirkzwager is zeer vernieuwend qua ICT-omgeving en heeft een strategische keuze gemaakt voor SharePoint als informatie -en samenwerkingsplatform. De organisatie heeft een nieuwe werkomgeving gecreëerd voor juristen in de vorm van profielgestuurde desktops. Ook zijn ze een van de eerste binnen de advocatuur en notariaat in Europa, die werken met profielgestuurde RSS-feeds. Zo krijgt een advocaat arbeidsrecht alleen nog informatie in zijn mailbox die gericht is op dit specialisme. De toegevoegde waarde van Open Text is de solide basis voor legal document management, records management, archivering en e-mailmanagement, aangevuld met branchegerichte functionaliteiten specifiek ontworpen voor advocaten en notarissen.

Centrale opslag

Het dossier vormt de centrale spil in het werk van advocaten en notarissen. Een betrouwbare records management en archiveringsoplossing is onontbeerlijk voor juridische kantoren. In de back-office moeten alle gegevens die bij één dossier horen op een centrale plaats zijn opgeslagen. Voor de gebruiker is het van belang om in één oogopslag te kunnen zien welke documenten bij welk dossier horen. Daarnaast moet de oplossing kunnen communiceren met alle andere software die documenten (o.a. notariële akten) genereren.

"De keuze voor de document management oplossing van Open Text past volledig binnen onze strategische SharePoint-visie, aangezien de oplossing volledig aansluit op het Microsoft SharePoint platform", aldus Jeroen Zweers, Manager ICT & ID bij Dirkzwager. Open Text is bovendien een van de eerste die dit aanbiedt. Andere factoren die voor Dirkzwager doorslaggevend zijn geweest zijn de functionaliteiten van LIM, en de toewijding die Open Text en Timesoft hebben voor deze oplossing."

"De grote kracht van Open Text is dat zij hun document management functionaliteit heel slim hebben gecombineerd met de standaard functionaliteit van Microsoft SharePoint", aldus Ernst Osnabrugge, directeur bij Timesoft. "Voor advocaten en notarissen is het bovendien heel belangrijk om e-mail gestructureerd op te slaan. Ook hier is een grote rol weggelegd voor Open Text vanwege de mogelijkheid om e-mail vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een centrale database. LIM heeft volgens ons een veelbelovende toekomst, en biedt de eindgebruiker de ingang voor het nieuwe werken."

Ingrid Bosman, Sales Manager Benelux bij Open Text, reageert: "Wij zijn erg verheugd dat een vooruitstrevend Nederlands kantoor als Dirkzwager als eerste ter wereld de beslissing heeft genomen om met de gebundelde oplossing van Open Text en Microsoft SharePoint haar document management behoefte in te vullen. Inmiddels hebben ook andere organisaties binnen de juridische sector in Groot- Brittannië en de Verenigde Staten aangegeven de oplossing te zullen implementeren.

Belangrijke kernmerken van Open Text LIM for Microsoft SharePoint

o        Zaakinformatie wordt logisch gepresenteerd en is eenvoudig toegankelijk.

o        Geschikt voor content vanuit diverse applicaties en gegevensbronnen.

o        Content is snel en gemakkelijk terug te vinden binnen de hele organisatie en wordt overzichtelijk gepresenteerd.

o        Zaken worden beveiligd tegen conflicterende belangen (ethische beschermlaag)

o        Mogelijkheid om SharePoint sites te tonen in een hiërarchische boomstructuur binnen de Microsoft Outlook en Windows Verkenner interfaces via Open Text Enterprise Connect Plug-in voor Microsoft SharePoint;

o        Mogelijkheid voor gebruikers om de SharePoint-audit trail te bekijken voor een document met behulp van een extra menu-item.

Open Text gebruikte het framework tevens voor Open Text Legal Information Management en een onlangs gelanceerde beheeroplossing voor werving- en selectieprocessen voor SharePoint.