Ricoh, leverancier van producten en diensten op het gebied van IT- en documentmanagement oplossingen, maakt vandaag de resultaten bekend van een onderzoek dat namens Ricoh is uitgevoerd onder Europese financiële dienstverleners*. Uit dit onderzoek van marktonderzoeksbureau Coleman Parkes Research blijkt dat Europese financiële dienstverleners onbewust risico's lopen met hun vertrouwelijke informatie. Dit wordt veroorzaakt door een gebrek aan een centraal beheerd beleid rond documentmanagement.

Voor het onderzoek zijn gesprekken met meer dan 300 verschillende financiële dienstverleners, overheidsdiensten, telecommunicatie bedrijven, nutsvoorzieningen en mediabedrijven gevoerd. De resultaten tonen aan dat er binnen het financiële segment het minst vaak beleidsmatig wordt omgegaan met het afdrukken van klantgegevens. Slechts 46 procent van de respondenten bevestigt dat er regels zijn geïmplementeerd die dit beperken. Niet meer dan een derde (33 procent) van instellingen in de overheidssector hebben een volledig geïmplementeerde strategie voor documentbeveiliging. Dit aantal is hoger in de segmenten voor professionele dienstverlening (43 procent) en is het hoogst onder bedrijven in de sectoren telecommunicatie, nutsvoorzieningen en media (48 procent). Het rapport concludeert dat zelfs de meest gereguleerde markten meer kunnen doen om vertrouwelijke gegevens te beschermen en hun documenten effectiever beleidsmatig te beheren.

Het gebrek aan beveiligingsmaatregelen kan gewijd worden aan gedecentraliseerd documentbeleid, waarbij geen enkele functie verantwoordelijkheid draagt op dit vlak. Het wordt meestal beheerd door verschillende mensen binnen de organisatie, of de verantwoordelijkheid wordt verzwakt doordat deze afdaalt naar afdelingshoofden of individuele medewerkers. Deze gedecentraliseerde aanpak leidt tot verdubbeling en inefficiëntie die ook een aanslag pleegt op productiviteit en duurzaamheid.

Zoals verwacht mag worden, is de meerderheid van de Europese topmanagers zich bewust van de noodzaak van documentbeveiliging. Bijna de helft van de respondenten (49 procent) zegt dan ook zich zorgen te maken over de risico's van digitale en afgedrukte informatie. Echter, ondanks dit bewustzijn houdt slechts een minderheid zich bezig met het implementeren van beleidsregels om vertrouwelijke informatie ook daadwerkelijk te beveiligen.

Ian Winham, Executive Vice President & Chief Financial Officer van Ricoh Europe: "Europese organisaties worden steeds kwetsbaarder door toenemende wet- en regelgeving en staan onder meer druk van klanten om verantwoordelijkheid te nemen bij digitalisering van gegevens. De meest effectieve manier om deze uitdagingen het hoofd te bieden, en daarbij het hoogste rendement te behalen, is ervoor te zorgen dat bedrijfsdocumenten als volwaardig bedrijfsmiddel beheerd worden binnen de strategie voor gegevensbeheer en -beveiliging. Dat vraagt om de implementatie van een gecentraliseerd en strategisch beleid rond documenten. Met duidelijke regels voor het dragen van verantwoordelijkheid en afleggen van rekenschap voor de documentstromen. Dit zal ertoe leiden dat organisaties minder risico lopen dat vertrouwelijke gegevens in de verkeerde handen vallen. Het brengt bovendien aanzienlijke voordelen voor kosten- en procesbeheer binnen de organisatie."