In de afgelopen maand april heeft de DCMR Milieudienst Rijnmond een machtiging ontvangen van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor de vervanging van bijna alle documenten door digitale reproducties. De afgelopen jaren heeft de DCMR haar informatiehuishouding sterk geoptimaliseerd. De Digital Groep heeft de DCMR begeleid in dit proces. Van een traditionele documentaire informatievoorziening is het informatiebeheer uitgegroeid naar een modern, digitaal en professioneel niveau. Met een resultaat dat er mag wezen: een machtiging voor vervanging!

Steeds meer organisaties richten hun informatiehuishouding digitaal in. Dat betekent dat documenten bij binnenkomst worden gescand en verder digitaal worden afgehandeld binnen de organisatie. De Archiefwet stelt echter dat een organisatie de documenten dient te archiveren in de vorm zoals ze deze ontvangt. In de praktijk betekent  dit voor organisaties die digitaal werken, dat zij hun archief zowel in papier en in digitaal vorm beheren. Dit kost veel geld en mankracht. Daarom biedt de Archiefwet organisaties de mogelijkheid de digitale documenten, na scanning, als originelen te beschouwen, zodat de papieren documenten na scanning kunnen worden vernietigd.  Om een machtiging voor vervanging te krijgen, moet een organisatie het vervangingsproces, en het beheer van de digitale documenten, beschrijven in een handboek digitalisering. Bij dat alles is de kwaliteitszorg van groot belang. Zowel het Gemeente Archief Rotterdam als de Provinciale Archiefinspectie van Zuid-Holland lieten zich zeer lovend uit over het handboek van de  DCMR, dat in samenwerking met de Digital Groep is opgesteld.  Het handboek vindt u op www.digital.nl , onder ‘Nieuws'.

De machtiging voor vervanging, die de Gedeputeerde Staten de  DCMR hebben verstrekt zorgt ervoor dat de DCMR voortaan haar papieren documenten mag digitaliseren en daarna de papieren documenten mag vernietigen. Daarmee is de DCMR een van de eerste organisaties in Nederland die haar  informatiehuishouding volledig digitaal mag inrichten