"Onze mensen zijn heel ambulant, dat is inherent aan het bouwproces. Dat vraagt om een netwerkoplossing die iedereen overal en altijd dezelfde functionaliteit biedt. Dat geldt ook voor de aangesloten printsystemen", vertelt Stijn van Osta, directeur van MBK, dat samen met de zusterbedrijven Van Aarle De Laat en OZ+vastgoedjuristen thuis is in alle huisvestingvraagstukken op het gebied van (maatschappelijk) vastgoed.

De drie bedrijfsonderdelen zijn gespecialiseerd in het integraal begeleiden van vastgoedvraagstukken, van strategie tot realisatie en beheer. Advies en begeleiding levert Van Aarle De Laat van de visie van de klant op zijn core business en de (mogelijke) rol van zijn vastgoed hierin tot aan het ontwerp. Wanneer het ontwerp concreet moet worden gemaakt, komt MBK (managers met bouwkracht) in beeld. De vastgoedjuristen van OZ+ staan klaar voor advies gedurende het hele proces. "Zo hebben we een uniek aanbod. Vooral omdat we van oudsher sterk vertegenwoordigd zijn in maatschappelijke vastgoed voor onder meer zorg- en verpleeginstellingen, onderwijs, overheden en woonstichtingen. We hebben hierin een enorme expertise opgebouwd. Dat maakt dat we zowel maatschappelijke alsook commerciële vastgoedeigenaren en -gebruikers optimaal kunnen adviseren en begeleiden", aldus Van Osta.

Financieel en technisch beter
In de bouw wordt relatief veel geprint en gekopieerd. "Toen we ruim een jaar geleden de kosten van onze ICT onder de loep namen, kwam vanzelfsprekend ook ons printerpark aan bod. Onze oude printers hadden veel storingen en de kosten waren te hoog en bovendien onvoorspelbaar. Dus besloten we drie leveranciers te vragen met een voorstel te komen. Dat van Konica Minolta was uitstekend. Niet alleen prijstechnisch, maar ook wat de functionaliteit betreft", vertelt systeembeheerder Marcel de Waal.
"Voor mij is het bijvoorbeeld heel prettig dat we gebruik kunnen maken van de beheersoplossing OPS Core. OPS Core geeft eventuele onregelmatigheden in de werking van een multifunctional (MFP) al in een vroeg stadium door aan de serviceafdeling van Konica Minolta, zodat tijdig actie wordt ondernomen. Dit gaat volledig automatisch via een GPRS-verbinding. Daarnaast worden er rechtstreeks bestellingen geplaatst voor tonercartridges wanneer deze bijna leeg zijn. Zo zitten we dus nooit meer zonder toner. Voor onze business is dit heel belangrijk, omdat we altijd onder hoogspanning werken. We kunnen ons geen verstoringen veroorloven."
Konica Minolta houdt met OPS Core ook bij welke systemen wat printen. De Waal: "We hebben in ons contract het verwachte verbruik vastgelegd. Mocht blijken dat dit afwijkt dan kunnen we het contract eenvoudig bijstellen. Ook als we extra machines willen aanschaffen, kunnen die in het bestaande contract worden opgenomen. Dit is een voorbeeld van flexibiliteit die Konica Minolta ons biedt".

Verschillende locaties
Het samenwerkingsverband werkt nationaal en opereert vanuit twee vestingen: Eindhoven en Bilthoven. Vanaf iedere computer kan iedereen vrij kiezen op welke printer een document moet worden afgedrukt.
"Eigenlijk gebruiken we op dit moment niet meer dan 10% van alle functionaliteit in de apparatuur", vult De Waal aan. "Stap voor stap gaan we dat uitbreiden. Een van de eerste uitbreidingen wordt box-printing. Daarbij stuur je de printopdracht naar een MFP waar deze wordt opgeslagen op een harddisk. Het afdrukken start pas als je zelf fysiek bij de machine staat en de opdracht hiertoe geeft. De opdrachten kun je na een bepaalde tijd automatisch uit de machine laten verwijderen. Hiermee wordt voorkomen dat er onnodig geprint wordt. Immers, als je de prints niet actief van de printer haalt, worden ze niet onnodig afgedrukt. Bovendien kan niemand anders de documenten zien (eventueel kan box-printing van een code worden voorzien, red.) én je brengt in kaart hoeveel iedereen afdrukt. Daar kun je dan op sturen."
Van Osta vult aan: "Het mooie van de apparatuur van Konica Minolta is dat deze boxfunctie er standaard in zit. Dus als we besluiten om hem te activeren dan kan dat direct."

Duurzaamheid
Beperking van onnodige afdrukken sluit aan bij de visie van de organisatie ten aanzien van duurzaamheid. Van Osta: "Wij streven naar duurzaamheid in onze bouwprojecten. En dat betekent dat we ook in ons eigen bedrijf zo duurzaam mogelijk willen zijn. Zo hebben we verlichting die alleen aangaat als er iemand binnen is en we printen standaard dubbelzijdig." Dat de systemen van Konica Minolta diverse energie awards hebben ontvangen van onder andere Energy Star en der Blaue Engel , heeft dan ook zeker meegespeeld in de beoordeling van de leverancier.
De drie grote kleuren MFP's van het type bizhub C552 staan standaard op zwart-wit. "Als je iets in kleur wilt afdrukken, bijvoorbeeld voor een presentatie, dan moet je dat apart instellen. Op de directieafdeling staan ook nog kleine desktopprinters, die in hetzelfde contract met Konica Minolta zijn opgenomen. Het is kostentechnisch natuurlijk het beste om grote hoeveelheden printwerk op de grote machines uit te voeren."
Eigenlijk is iedereen in de organisatie tevreden met de nieuwe apparatuur. Dat kwam volgens De Waal mede vanwege de zorgvuldige introductie. "Toen de apparatuur eind 2009 net stond was er een speciale uitlegsessie waarvan diverse collega's dankbaar gebruik hebben gemaakt. En ook nu kunnen we altijd op de service van Konica Minolta rekenen."

Van Osta ziet in de Account Manager  van Konica Minolta echt een business partner die meedenkt over de processen binnen de organisatie. "Bijvoorbeeld als het gaat om archivering van documenten. Veel stukken worden nu al gescand en digitaal bewaard. De volgende stap wordt een document management systeem. Een ander aspect is dat ondanks het huidige digitale tijdperk, er in onze branche nog veel via de post wordt verstuurd. Ook daar verwacht ik op korte termijn verandering in. Dan gaan we werken met shared documents, waarbij documenten voor alle betrokkenen digitaal op de server beschikbaar komen. "

Onderneming: VADL, MBK en OZ+
Aantal medewerkers: gemiddeld 70 fte
Activiteiten: Huisvestingadvies
Probleemstelling: verouderd machinepark,vraag naar flexibiliteit en beheersen van de printkosten.
Oplossing: 3x bizhub C552, 1x bizhub 601, 1x bizhub 421, 4x bizhub 40P.