Voorzitter Erik Kogenhop: ‘In 2011 op eigen benen'

BeingSmart.nl is de gebruikersvereniging van de softwareapplicatie voor documentcreatie SmartDocuments van leverancier High Concept. De vereniging heeft één belangrijke doelstelling: direct en actief betrokken blijven bij de ontwikkeling van het product SmartDocuments. Die doelstelling is in ieder geval gelukt, vindt Erik Kogenhop, voorzitter vanaf de oprichting in februari 2008. ‘Nu wordt het zaak die samenwerking vast te houden, uit te breiden en BeingSmart.nl een eigen plek te geven binnen de SmartDocuments community.'

Toen  hij werd gevraagd voor de functie van voorzitter ergens eind 2007, was hij eigenlijk meteen enthousiast. Kogenhop: ‘Binnen de gemeente Amstelveen waren we inmiddels fervent gebruiker van SmartDocuments en ik vind het een sterk, stabiel en erg goed bruikbaar product. Daar wilde ik me dus wel sterk voor maken. Bovendien is het een mooie ervaring, deze gebruikersvereniging en dit voorzitterschap.' Er moest uiteraard een en ander worden geregeld om de vereniging statutair en juridisch vaste grond onder de voeten te laten krijgen. En er moesten afspraken worden gemaakt met High Concept om de samenwerking te formaliseren. ‘Het was niet de bedoeling om een soort aanhangsel te zijn van de ontwikkelaar. We willen als gebruikers ook daadwerkelijk en serieus betrokken worden bij de verdere ontwikkeling van het product SmartDocuments. Als er wensen leven binnen de gemeenschap van gebruikers, dan moeten wij ervoor zorgen dat die worden gecommuniceerd naar High Concept. Gezamenlijk probeer je dan een strategie uit te stippelen om die wensen te realiseren.'

Ontwikkeling van SmartDocuments
Nu is het niet zo dat iedere wens meteen maar op een boodschappenlijst wordt geplaatst en aan High Concept wordt doorgegeven met het bericht: ‘Maak het even'. Kogenhop: ‘Binnen BeingSmart.nl bespreken we allerlei wensen die leven. Daarbinnen is uiteraard altijd wel een prioriteit aan te geven. De wensen worden ingebracht op de ledenvergadering en die stemt over de prioriteiten die we zouden moeten aanbrengen. Dát lijstje wordt dan met de ontwikkelaars van High Concept besproken. We hebben van High Concept een aantal zogenaamde ontwikkeluren per jaar gekregen. Het lijstje wordt dus zoveel mogelijk afgewerkt binnen het kader van dat aantal ontwikkeluren. Ze kunnen natuurlijk niet helemaal alleen maar voor onze lijstjes aan het werk gaan. En ik moet eerlijk zeggen, het werkt heel goed. High Concept neemt ons uiterst serieus, steekt er ook geld in om ons te helpen, de vereniging body te geven, het product naar onze wensen verder te ontwikkelen en leden in de gelegenheid te stellen te participeren. Ik  zou willen dat andere leveranciers, en ik noem geen namen, maar in overheidsland zijn er genoeg aan te wijzen, ook zo zouden omgaan met hun gebruikers.'

Binnenkort op eigen benen
BeingSmart.nl nog meer een eigen gezicht en plaats te geven is voor Kogenhop de grote uitdaging. ‘Het is nu nog een beetje een gewenningsproces. Aan de samenwerking, aan onze positie, aan hoe je moet omgaan met elkaar binnen BeingSmart.nl. We hebben op dit moment een eerste generatie bestuur, dat de zaak samen met High Concept heeft opgezet. De eerste leden van dit bestuur treden volgend jaar af, maar dat heeft niet direct invloed op de doelstellingen en ambities van BeingSmart.nl. Hooguit op de uitvoering. Maar dan gaat het gebeuren. De afspraak is dat we vanaf februari 2011 op eigen benen staan. Nu wordt alles nog gefaciliteerd door High Concept. Die investeren dus fors in hun klanten en daarvoor zijn we ze ook heel dankbaar. Het is voor ons zaak straks eigen middelen te genereren. Dat kan op verschillende manieren en daar zijn we druk over bezig met elkaar. Het hoeft geen begroting van tonnen te worden, dat lijkt me duidelijk. Maar het is wel reëel dat we als gebruikersvereniging een beetje onze eigen broek moeten kunnen ophouden. High Concept heeft er naar mijn idee nu wel genoeg in geïnvesteerd.'

Kogenhop is uiterst tevreden over de samenwerking met High Concept. BeingSmart.nl heeft nu daadwerkelijk vaste grond onder de voeten gekregen, getuige ook de naam van de laatste versie van SmartDocuments: SmartDocuments 6.4 BeingSmart. ‘Het begint te leven onder de gebruikers en daar moeten we van profiteren. Nog meer mensen moeten zich betrokken voelen bij de vereniging. Het is uiteindelijk ook in ons belang, het belang van de gebruikers. Dat is overigens ook weer in het belang van de leverancier. Zonder gebruikers geen leverancier, zonder leverancier geen gebruikers. Je hebt elkaar nodig en High Concept heeft dat heel goed begrepen.'