Source One mailarchivering: geringe investering,grote besparing

Projectontwikkelaar

Midden jaren '80 richtte de Amerikaan Carl Panattoni een eigen projectontwikkelingsbedrijf op. Inmiddels is het de grootste private projectontwikkelaar in de VS en Canada en is er een europese organisatie met vestigingen in acht landen. Jan van Loon is IT-manager voor Panattoni Europe. Hij vertelt: "In 2005 begonnen we in de UK en niet lang daarna in Polen.
In 2007 namen we een concurrent over en hadden we in één klap een organisatie met vestigingen in zeven landen. Er is toen besloten een aparte serviceorganisatie op te zetten, die fungeert als Europees hoofdkantoor. Ik werkte in die tijd als consultant en ben gevraagd om een ICT-infrastructuur voor Panattoni Europe op te zetten." Hij deed zijn werk zo goed dat het bedrijf hem vroeg in dienst te komen. Aldus geschiedde.
De ICT-omgeving die Van Loon bouwde is voor 80 tot 90 procent een kopie van die in Amerika, slechts op deelaspecten maakte hij andere keuzes. "In Europa heb je in ieder land te maken met eigen wet- en regelgeving, wat soms leidt tot aanpassingen of andere keuzes. Amerikanen vinden dat maar lastig te begrijpen. Daarom is het goed om de ICT lokaal te organiseren." Bovendien hadden sommige landen trage verbindingen. "Dan is het geen pretje om steeds een connectie te moeten maken met een server aan de Amerikaanse westkust."

Eenvoudig beheer

De Europese IT-omgeving was eigenlijk nog niet eens helemaal af of de crisis brak uit. Alle investeringen werden on hold gezet. Zo kon het gebeuren dat er nog geen goede storageoplossing was. "Storage organiseer je op het moment dat al het andere draait. Maar net toen we aan die stap toe waren, viel Lehman Brothers om", vertelt Van Loon. Toch verkende hij in 2008 al wel vast de markt voor mailarchiveringssystemen. "Want ik voorzag dat we daarmee snel tegen de grenzen van de beschikbare servercapaciteit zouden aanlopen. Wij werken met grote bestanden, denk aan CAD/CAM-tekeningen. Bovendien maken we per
project tientallen of soms wel honderden foto's. Als mensen dat soort documenten via mail gaan delen, dan vraag je veel van je mailserver."
Van Loon was enthousiast over de oplossing van Commvault en had daarmee zijn keus al min of meer gemaakt. Enige tijd later, in 2009, introduceerde EMC SourceOne. Omdat Panattoni in Amerika al met EMC werkte, woonde Van Loon een demo van SourceOne bij. Hij was onmiddellijk enthousiast. "Het beheer is duidelijk en eenvoudig. Omdat wij een kleine IT-organisatie hebben, is dat belangrijk. Bovendien is SourceOne ook voor gebruikers ‘stupid simple'. Er valt eigenlijk niets aan uit te leggen en je kunt ook niets verkeerd doen."

Een ander belangrijk argument was dat de investering gering was. Toen ook de Amerikaanse organisatie besloot over te stappen op SourceOne, kon Panattoni Europe ook nog eens meeliften op die licenties. "We hebben naast SourceOne licenties alleen een paar SAS-schijven moeten aanschaffen, maar die kosten bijna niets. De prijs/kwaliteitverhouding van de totale oplossing is echt subliem."

Eind aan data-explosie

De implementatie, gedaan door 2e2 Data Management, ging van een leien dakje. Panattoni Europe kiest ervoor dat alle mail gewoon op de Exchange server blijft staan, maar attachments worden na een jaar weggeschreven naar de SAS-schijven. "Op deze manier kunnen medewerkers hun mailbox dus nog gewoon als archief gebruiken. Als ze een attachment willen openen die niet meer op de mailserver staat, dan krijgen ze een link te zien naar dat bestand op de harde schijf. Ze moeten één keer vaker klikken om het bestand te openen en een paar seconden extra wachten."
De impact op gebruikers is daardoor minimaal, die op de benodigde storagecapaciteit des te groter. "Onze mailserver is nu pakweg nog een derde van wat die daarvoor was. De mailbe-richten zelf zijn maar klein, maar de attachments groot. We hebben onderzocht dat attachments goed zijn voor 99 procent van het ruimtegebruik op de mailserver."

Hoge ROI

Van Loon had vooraf enige twijfels over de performance van het systeem. "De SAS-schijven hebben een hoge capaciteit, maar ze zijn ook traag. Onze Amerikaanse IT-manager raadde het af, maar EMC zei dat het prima kon. EMC kreeg gelijk. Natuurlijk duurt het wat langer voordat een attachment die al is gearchiveerd is geopend. Onze gebruikers zijn qua IT-voor-zieningen redelijk verwend, maar niemand vindt dit een probleem."
De return on investment is hoog. "De investering was beperkt en we besparen direct een heleboel serverruimte. Al onze servers zijn gevirtualiseerd, ook de Microsoft Exchange mailserver. Hoe meer capaciteit die gebruikt, hoe minder er overblijft voor andere applica-ties. Zonder SourceOne hadden we nu moeten investeren in SAN-capaciteit. Dat had veel meer gekost."

BACKUP
Nu er met de mailarchivering besparingen worden gerealiseerd, is het ook tijd de backup aan te pakken. "In 2008 hebben we het instapmodel van Datadomain aangeschaft. Alle Datadomain disks kun je uitbreiden, behalve het instapmodel. Achteraf blijkt dat een verkeerde keus, want we zijn nu al uit de capaciteit gegroeid", zegt Van Loon. Omdat ook de Amerikaanse organisatie toe is aan vervanging van de backup-omgeving, heeft Van Loon samen met zijn Amerikaanse collega de markt onderzocht.

Op de shortlist stonden twee leveranciers, de keus viel uiteindelijk op EMC Datadomain, volgens Van Loon het beste en meest geavanceerde product dat momenteel op de markt beschikbaar is. "Het systeem voldoet aan al onze eisen en werkt bovendien perfect samen met onze Networker backup-software. Daarnaast is het salesproces van EMC erg goed. Ze denken met je mee en leveren op die manier een heleboel extra consultancy. Iedere mogelijke valkuil is besproken." Van Loon ziet de implementatie dan ook met vertrouwen tegemoet.
De storage-omgeving is nu bijna compleet, alleen file-archivering ontbreekt nog. "Vanuit de techniek gesproken zeg ik: dat moeten we doen. Maar tegelijkertijd stel ik wel eens vraagtekens bij het gemak waarmee medewerkers alles maar opslaan.

Moet je echt honderden foto's van een project bewaren? Of kun je - zodra een project succesvol is opgeleverd - (een deel van) die foto's ook weggooien? Natuurlijk, er zijn juridische en commerciële redenen om documenten te bewaren, maar als je het de gebruiker gemakkelijk maakt om alles maar tot in den treure op te slaan, dan zal hij dat ook doen. Het kan geen kwaad gebruikers daar een beetje in op te voeden."

panattoni.pdf