Wet- en regelgeving dwingt bedrijven bedrijfsdocumenten vaak jarenlang te archiveren. Tot vrij recent beperkte die bewaarplicht zich tot documenten die rechtstreeks in verband staan met de jaarrekening van de onderneming. Maar ‘shareholders' zijn niet langer de enige maatschappelijke partij die geïnteresseerd is in het reilen en zeilen van een bedrijf. ‘Stakeholders' als de Belastingdienst, consumentenorganisaties of instanties verantwoordelijk voor veiligheid, milieuvoorschriften en Arbo-regels zorgen voor strenge rapportage-eisen aan de onderneming.
Tegelijk is de hoeveelheid relevante data de afgelopen tijd explosief gegroeid en steeds meer digitaal van karakter geworden. Dat stelt hoge eisen aan de bedrijfssystemen die dergelijke informatie moeten leveren. Ongestructureerde data als Word-documenten, beeldmateriaal, e-mails en vooral de attachments die daarbij horen, zijn de voornaamste veroorzakers van die explosieve toename. Ook bij elektrotechnisch installatiebedrijf Verkerk Groep in Zwijndrecht en Hoevelaken herkennen ze deze trend vertelt IT-manager Erwin Hollaar van het bedrijf. Daarom heeft Verkerk Groep voor informatie beveiliging, toegankelijkheid, beheer, back-up, archivering en rapportage vorig jaar gekozen voor EMC SourceOne.

Archiveren e-mails

"Het archiveren van e-mails stond al langer op de agenda bij Verkerk," vertelt Hollaar. "Onze accountants drongen aan op een betere invulling van de bewaarplicht van e-mails en attachments. Bovendien hebben we als onderneming te maken met een informatieplicht tegenover de Belastingdienst en andere overheidsinstanties. We moeten onze documenten minstens 7 jaar bewaren. Met het automatiseren van die verplichting zijn we nu dus gestart. Al vóór de introductie van EMC SourceOne koppelden we relevante mails over offertes en contracten aan ons ERP-systeem Microsoft Navision, maar dat moest met de hand gebeuren."
De bewaar- en informatieplicht is niet de enige reden dat Verkerk behoefte had aan een moderne oplossing voor de  mailarchivering. "Het mailverkeer tussen ons installatiebedrijf en onze opdrachtgevers is fors in omvang toegenomen. Vaak worden met die mails tekeningen, bestekken, pdf's en bitmaps als attachments meegezonden. Dat zorgt voor overvolle mailboxen in ons mailsysteem Exchange 2007. We beheren 250 mailboxen, gezamenlijk goed voor 45 GB aan opslag, inclusief attachments. Projectgebonden mails worden nog eens apart bewaard door onze projectleiders en dat leidde tot additionele druk op de opslagsystemen. We deden immers tot voor kort niet aan het de-dupliceren van attachments."

Partner 2e2

"Midden 2009 kwam het besef dat er actie nodig was," aldus Hollaar. "Het initiatief kwam deels van de directie en deels van de IT-afdeling. Probleem was dat in 2009 vanwege de recessie de investeringen in dit soort projecten eigenlijk waren stopgezet." EMC-partner 2e2 Data Management uit Rosmalen zocht rond die periode contact met Verkerk en gaf een demonstratie van SourceOne. "Dat zag er goed uit en de bal is vervolgens snel gaan rollen. We kregen toestemming van de directie en nog voor de vakantieperiode in 2010 is de oplossing geïmplementeerd. Op dit moment zijn we bezig met de uitrol."
SourceOne E-mail Archiving draait op een aparte server met een SQL-database. De archive-server en de retrieval-server draaien op één enkele server, die ‘kijkt' naar de Exchange-server. Op de Exchange-server wordt via policies vastgelegd welke mail wordt gearchiveerd en welke niet. "We houden nu een schedule aan dat mail ouder dan 90 dagen gearchiveerd wordt, maar die periode gaan we op den duur gelijktrekken met de retentietijd van Exchange: 30 dagen. Gearchiveerde mail ondergaat een full tekst indexering: header, body tekst en attachments. Via een webbrowser kan de gebruiker zoeken in het archief, zowel Booleaans als via zoekvelden."
De eindgebruiker merkt weinig van de archivering, legt Hollaar uit. "Gearchiveerde mail verdwijnt weliswaar uit de Exchange-server (inclusief attachments) maar er blijft een link achter in de Exchange mailbox van de gebruiker. De gebruiker op desktops en laptops merkt geen enkel verschil als hij een mailtje via de link opent vanuit het SourceOne archief. Voor offline gebruik van het archief van SourceOne worden de mails gecached naar de client. Een attachment wordt dan geopend vanuit de eigen PC."

De-duplicatie

Per ongeluk weggegooide mail kan de gebruiker terughalen uit SourceOne. Deleten uit het archief is voorbehouden aan de administrators. In het archief wordt de-duplicatie toegepast op mails en op attachments. "We hebben altijd een redelijk strak beleid gehad rond opslag van e-mails. Mailboxen in Exchange zijn gelimiteerd tot 300 MB per stuk; bij andere bedrijven is dat vaak veel meer. Daar hebben we nu een goede oplossing voor gevonden. Gebruikers die veel mail ontvangen, verplaatsen die inclusief bijlagen naar hun persoonlijk archief in Outlook en Exchange. Die map wordt elke nacht gearchiveerd en geshortcut. Daardoor hoeft een zware gebruiker geen mails weg te gooien en loopt zijn mailbox toch niet over."
Hollaar is erg enthousiast over SourceOne. "EMC SourceOne is bijzonder eenvoudig op te zetten. We hadden het binnen 2 dagen draaiend. Alleen voor het opzetten van de policies is het wel lekker om er een expert bij te hebben. De kracht van het product is zijn eenvoud; aan vijf policies hebben we voorlopig genoeg."

verkerk-groep.pdf