Een onderneming met meer dan 400.000 ontwerp- en bouwtekeningen op de plank kan niet zonder een robuust systeem om die schat aan informatie te beheren en te ontsluiten. Energiereus E.ON heeft die essentiële taken toevertrouwd aan EMC. "We gebruiken het document management platform Documentum 6.5 om de technische documentatie van onze energiecentrales op te slaan en te beheren," zegt Hans Paalvast, business project manager bij E.ON Benelux. "Die omvat de bekende Word documenten en Excel sheets, maar ook buitengewoon complexe installatietekeningen, AutoCAD-tekeningen en hybride AutoCADtekeningen, waarin een AutoCAD vector tekening en scanned raster image gecombineerd worden."
"Dergelijke hybride tekeningen komen in de procesindustrie vaak voor. De elementen van het AutoCADontwerp en het beeldmateriaal worden in verschillende lagen opgeslagen. Documentum is in staat de hybride ontwerptekeningen op te slaan met behoud van die gelaagde structuur en dat is een enorm pluspunt. Het beeldmateriaal in Tiff-formaat ligt vast, maar desondanks kan het AutoCAD-ontwerp zo vaak als nodig aanpassingen ondergaan. In andere systemen moet de tekening voor de opslag eerst worden ‘platgeslagen' in bijvoorbeeld een pdf; de lagen worden vastgeplakt en het hybride ontwerp is niet meer te veranderen."

Doorslaggevend

Voor E.ON is dat een doorslaggevend argument geweest om met EMC Documentum in zee te gaan, aldus Paalvast. Documentum is in staat de AutoCAD-hybrides gelaagd te importeren en op te slaan door gebruik te maken van de DrawBridge plug-in (een 3rd party product) en van AutoVue, een viewer van CAD-bestanden (sinds 2007 een product van Oracle). "In deze oplossing is veel IT-engineering geïnvesteerd door alle drie partijen en E.ON. Daarmee hebben we een unieke oplossing gecreëerd."

"E.ON heeft die oplossing hard nodig: een substantieel deel van onze ruim 400.000 tekeningen zijn hybride van aard. Daarin willen we te allen tijde wijzigingen kunnen aanbrengen, en dus moet het design gelaagd zijn opgeslagen. We kennen in de energiesector een bijzonder lange levenscyclus: een power plant staat er voor minstens dertig jaar. Ik verwacht ook niet dat de complexiteit van de tekeningen en andere documentatie zal verminderen. Integendeel, er zullen nieuwe tekensystemen ontstaan, met nieuwe technische uitdagingen.

De bouw van het huidige systeem is in 2008 van start gegaan met een business analyse van een jaar, gevolgd door het functioneel ontwerp en de bouw. Paalvast: "De implementatie is begonnen in november 2009. We hebben rond de twaalfhonderd tekeningen met bijbehorende documenten in Documentum gezet (P&IDs); die zijn goed voor ongeveer 10 procent van de verwachte views. Binnenkort zijn de laatste technische hobbels er uit en kunnen we met de bulkconversies gaan beginnen."

Toegangscontrole

Het beheer en de ontsluiting van de aldus geïmporteerde data komt voor rekening van de document management functionaliteit van Documentum 6.5 in combinatie met Documentum ECSF, het enterprise core solution framework. Dat raamwerk draagt zorg voor op rollen gebaseerde toegangscontrole en autorisatie, voorgeconfigureerde pick-lists en andere lifecycle- en distributieopties. Retention Policy Services zorgt ervoor dat E.ON bewaartermijnen kan instellen en bewaken, zodat verouderde of privacy-gevoelige informatie tijdig verwijderd kan worden.
Kwaliteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de informatie is in de huidige (papieren) werkwijze onzeker, met vele opslagplekken, verschillende aantekeningen en bijschrijvingen. Die onzekerheid kan een onderneming als E.ON zich niet veroorloven. "Een dwingende eis is dat medewerkers alle informatie in korte tijd moeten kunnen terugvinden, 24/7 op alle locaties, en dat die informatie voor 100 procent betrouwbaar is. Die zekerheid kunnen we alleen garanderen met een centraal georganiseerde informatievoorziening, met gestroomlijnde workflows voor publicatie en wijzigingen."

Documentum ondersteunt een aantal workflows: verify as build, change drawings, approve as build en dergelijke. Daarnaast houdt het systeem de status bij van een tekening of document: draft, issued, historic. Nieuwe documenten/tekeningen, of documenten/tekeningen die een update moeten ondergaan worden via de workflow naar de juiste afdeling gestuurd ter accordering. Daartoe is Documentum geïntegreerd met Microsoft Outlook van E.ON, waar gepreconfigureerde routes en bestemmingen zorgen voor een gestroomlijnd documentenverkeer.

Overal zichtbaar

"Met deze opzet heeft E.ON voor het eerst de garantie dat er één geldige versie van een tekening of document (‘issued' ofwel ‘as built') 24 x 7 op alle plekken zichtbaar is. Dat is een enorme stap voorwaarts. De kwaliteit van de informatie, de nauwkeurigheid en de snelheid van oproepen zijn substantieel hoger dan voorheen." De oplossing beheert alle relevante documenten: technische tekeningen, werkproces gerelateerde documenten, Excel-bestanden, functionele specificaties, foto's en ander beeldmateriaal en correspondentie.
SAP is bij E.ON het leidende informatiesysteem. Het document management platform van Documentum is nauw gekoppeld aan het SAP-systeem. In SAP zijn van elke centrale de KKS-codes opgeslagen van alle onderdelen. KKS staat voor Kraftwerk-Kennzeichensystem, een internationaal gestandaardiseerd systeem voor de classificatie van energiecentrales. Paalvast: "Vanuit SAP zal via de KKS-code iedere tekening direct benaderbaar zijn. Door de hechte koppeling zal van elke component via SAP alle informatie beschikbaar zijn, inclusief de technische tekeningen."

E.ON verwacht binnen twee jaar de eerste 250.000 tekeningen in Documentum te hebben geïmporteerd en verrijkt met relevante informatie en metadata. Zo staat de KKS-code niet bij elke tekening vermeld. "Vaak is nog niet bepaald wat de minimale kwaliteit van de informatie dient te zijn of de gewenste kwaliteit. Ook de historie van de tekening moet daarin een plaats krijgen. Allemaal zaken die bepalend zijn voor de kwaliteit van de opgeslagen informatie."

Aanpassen organisatie

De analyse van de business processen rond installaties en de daarop volgende implementatie van Documentum hebben een impuls gegeven aan het aanpassen van de organisatie. "Naar aanleiding van de implementatie van Documentum hebben we de basisfunctie van het bedrijfsonderdeel Fleet Information Services nauwkeurig onder de loep genomen en de missie en doelstellingen van de afdeling opnieuw gedefinieerd. Centrale doelstelling is het verhogen van de informatiekwaliteit en het ondersteunen van de werkprocessen. Het Documentum-systeem helpt voor het eerst inzichtelijk te maken hoe onze (interne)
klanten werken. Zo kunnen we de dienstverlening van onze eigen afdeling bewust op een hoger plan brengen, in samenwerking met onze klanten en de kwaliteitsafdeling van E.ON."

"Vroeger ontbrak het bewustzijn van het belang van de kwaliteit van onze informatie, was er nauwelijks mogelijkheid die te verbeteren en ontbrak daartoe de tijd en de mankracht. Dat alles is nu veranderd. In die zin gaat het in dit project dan ook om veel meer dan alleen maar een systeemimplementatie."

e-on-referentiecase.pdf