Jan van Buren (Lucom): ‘Overheid zit zichzelf in de weg'

Het is een van zijn grootste frustraties: er komt maar zo weinig innovatiefs uit bij de overheid, dat hoog nodig ‘de bezem er eens door moet'. Jan van Buren loopt al een tijdje mee in de markt, maar kan zich nog steeds verbazen. ‘Dat die aanbestedingsdrang nog bestaat is voor mij een volslagen raadsel. Het zijn in veel gevallen gedrochten van documenten waar je dan op moet reageren, en het leidt alleen maar tot ‘gedwongen huwelijken'. En we weten allemaal dat die in veel gevallen niet goed aflopen.'

(Door onze redactie)
‘Wat heb je er nu aan om de lat voor criteria als omzet, continuïteit en hoe lang je bestaat of actief bent in een markt veel te hoog te leggen in verhouding tot het project? Zo krijgen jongere, innovatieve bedrijven en oplossingen geen kansen  En als dat ook maar enige zekerheid zou geven dan hadden banken als Dexia nu en toen ING en Fortis hier nooit in problemen kunnen komen. Je kunt toch niet zeggen dat die geen goede ‘track records' hebben ook al zijn ze misschien wat minder gelukkig met bepaalde investeringen gebleken? Datzelfde geldt ook voor bedrijven in onze ECM- en Documentenmarkt: "resultaten uit het verleden geven geen garanties voor de toekomst", om maar een slogan te gebruiken. Er is gewoon geen garantie te geven, alleen dat je een aantal vergelijkbare projecten kunt laten zien die je met goed gevolg hebt gedaan. En dat er nu dus bedrijven ontstaan, die zich speciaal bezighouden met die aanbestedingstrajecten zegt toch alles? Veel klantorganisaties weten niet hoe ze ermee moeten omgaan, veel leveranciers balen ervan dat ze voor de zoveelste keer weer dezelfde- vaak voor dat specifieke project irrelevante - vragen moeten beantwoorden. Kost alleen maar tijd en je hebt er niets aan.'

‘Het gaat mij niet zozeer om de megaprojecten van UWV of Belastingdienst, al heb ik ook daar betreffende de kosten en opzet van die aanbestedingen mijn bedenkingen over. Het gaat mij veel meer om projecten van kleinere schaal, waarbij de time to market belangrijk is en de kosten relatief beperkt. Maar ook bij (software)projecten van bedragen, beduidend beneden
€ 100.000,00, wordt door toevoeging van jaarlijkse servicekosten en implementatiekosten de benedengrens al heel snel overschreden en moet de betreffende overheid aanbesteden. De interne kosten van de overheid voor zo'n aanbestedingsproject zijn vaak hoger dan de kosten die wij als leverancier in rekening brengen. Kortom; het levert geen enkel financieel voordeel op', aldus Jan van Buren.

‘De behoefte aan een efficiëntere, digitale overheid is NU, dus handel dan ook NU en ga de voorbereidingsduur voor projecten niet onnodig naar een jaar of meer verlengen en/of proberen om de situatie voor termijnen  van langer dan 5 jaar vast te leggen. Je kunt door snel door te pakken in digitaliseringsprojecten goede resultaten behalen. Digitalisering in zijn algemeenheid is allang een winstgevende bezigheid gebleken. Je moet alleen wel gebruik maken van (markt)standaarden en je niet alleen laten leiden door prijserosie of in gewoon Nederlands "penny wise, pound foolish". Een project moet wel goed worden doorgesproken alvorens je met iemand in zee gaat, natuurlijk, maar ga door die aanbestedingen nu niet denken dat je op voorhand al gebeiteld zit. Ik denk dat er in de markt inmiddels aardig wat projecten zijn die juist door zo'n straf aanbestedingstraject nu muurvast zitten. Júist omdat alles helemaal dichtgetimmerd zit en júist omdat vooraf niemand precies kon inschatten wat de consequenties zouden kunnen zijn van bepaalde acties. Dan moet je flexibel zijn en als er iets is wat een aanbesteding niet is, is het wel flexibel. Als je ‘agile', en dus flexibel, wil zijn moet je die aanbestedingen los laten.

Aanbestedingen stagneren de boel alleen maar. Daarmee boor je elke innovatie direct de grond in. Althans, dat is mijn mening. Het neveneffect is dat aanbieders ook steeds voorzichtiger worden, het grote ´indekken´ is begonnen. Veel organisaties aan de klantzijde zijn bezig om zichzelf alvast op voorhand te ontslaan van bepaalde verantwoordelijkheden. Je weet echter, je bent en blijft opdrachtgever en dus (mede-) eindverantwoordelijk voor wat er ontstaat. Aanbieders gaan zich nu echter ook al indekken en zo ontstaat er in zo'n aanbestedingstraject, wat in potentie een mooi project kan zijn met een relatief korte doorlooptijd en een mooie ROI, een gedrocht waarmee uiteindelijk iemand meer tevreden is. Of wordt...'
Het is duidelijk dat Jan van Buren het graag anders zou zien. Als Lucom hebben wij inmiddels de nodige ervaring; o.a. door onze succesvolle digitalisering van subsidieregelingen voor AgentschapNL (voorheen SenterNovem). Ook daar hebben we bijvoorbeeld ervaring opgedaan met DigiD voor bedrijven. Onze applicatie sloot daar op aan conform de richtlijnen, maar vervolgens bleek dat dit eertijds aanbestede project verre van stabiel was en ook nog eens een performance bood die ver beneden de norm lag. Er bleken ook nauwelijks gebruikers te zijn voor ‘DigiD voor bedrijven'.'

‘Inmiddels is DigiD voor bedrijven vervangen, maar het toont wel aan dat grote spelers geen garantie zijn voor goede systemen. Je reinste geldverspilling, terwijl het voor particulieren, een veel grotere groep, wel werkte.'

Het Duitse moederbedrijf van Lucom heeft in het thuisland een grote reputatie. Maar de Duitse overheid heeft, anders dan in Nederland, heel anders gehandeld. Daar hebben alle landelijke overheden gezamenlijk aanbesteed op de diverse deelprojecten rondom internet en digitalisering. Lucom is daarbij verkozen als de partij voor Interactieve documenten en processen. Om van dat succes (in meer dan 5 jaar opgebouwd) te kunnen leren heeft Van Buren Nederlandse overheden diverse keren uitgenodigd om in Frankfurt daarvan kennis te nemen. We zijn toch één Europa? Maar men reageert niet en blijft gewoon ieder klein project apart aanbesteden. Het lijkt wel een doel op zich om een slankere en efficiëntere overheid uit te blijven stellen. En we hebben in Griekenland nu toch een mooi voorbeeld waar dat toe leidt?'

Kortom, volgens Van Buren wordt het tijd om de koe bij de horens te vatten en af te stappen van het creëren van een ‘schijnveiligheid' door allerlei tussenlagen te vormen, of bijvoorbeeld door aanbestedingstrajecten. Of zoals ze het in het godvruchtige Groot-Ammers (vestigingsplaats van Lucom, JdW) zeggen: het doel is God, niet de kerk...