Compliance hoeft geen kostenpost te zijn. Sterker: het omarmen van dit (hoofdpijn?) dossier, kan zelfs vrij eenvoudig kosten besparen. Wacht niet op de wake-up call met bijbehorende kater, maar profiteer van een verrassende bijvangst, is het devies.

Compliance is meestal iets dat er bijkomt, een extra eis waar je elke keer aan voldoet op een manier zoals die dan voor de hand ligt. Meestal geeft de juridische afdeling, of misschien zelfs de afdeling compliance, de eisen door aan de eigenaren van de informatie. De vereisten maken dan geen onderdeel uit van de formele programma's op het gebied van informatiemanagement. Lijkt praktisch, maar ook vanuit puur het oogpunt van compliance, is dat onvoldoende. Want het inbakken van compliance in de gewone standaardprocedures, verhoogt het compliancy-niveau aanzienlijk.

Pragmatisme en opportunisme blijken op een dag niet voldoende. De regels worden strikter. De vraag van een toezichthouder, kan op gegeven moment de wereld op zijn kop zetten. Dat terwijl een volwassen compliance-programma geen rocket science is.

Eigenlijk komt het erop neer dat alle combinaties van de verschillende soorten informatie en de bijbehorende compliance-eisen in beeld worden gebracht en dat de informatie wordt voorzien van het juiste labeltje. Deze eenvoudige aanpak is vanuit operationeel oogpunt de meest eenvoudige en effectieve methode. Maar ook maakt het de systematiek en praktijk volledig inzichtelijk voor toezichthouders.

Een formele informatieclassificatie kan grote problemen voorkomen maar is dus typisch iets wat organisaties pas gaan inrichten als ze de gevreesde wake-up call hebben ontvangen. Toch jammer om daar op te wachten, want ontkennen helpt niet, voorkomen is beter dan genezen en het compliancyniveau kan eenvoudig omhoog. En de hele procedure kan zonder noemenswaardige extra kosten worden opgenomen in dat andere ondergeschoven kindje: het traject om het informatiemanagement door te lichten op kostenbesparingen. Doe je dat wel, dan sla je twee vliegen in één klap.

De toenemende wet- en regelgeving stelt steeds gedetailleerdere eisen aan het bewaren of juist vernietigen van informatie. Implementeren van een compliance-programma is hoognodig. Door het praktisch aan te pakken en samen te laten vallen met het doorlichten van het informatiemanagement in zijn algemeenheid, vallen er mooie besparingen te boeken. Professionalisering van de organisatie, de processen en het informatiebeheer, levert dan onverwachte bijvangst op. Wakker worden is dan een aangename verrassing!

Jeroen Strik is directeur bij informatiemanager Iron Mountain Nederland