Dat niet voor iedereen document- en content management de meest voor de hand liggende gespreksonderwerpen zijn, bleek tijdens een bijeenkomst van IDB Groep uit Woerden. Zelf is IDB Groep al een behoorlijk lange tijd bezig in vakgebied, maar uit de reacties van de aanwezige klanten bleek dat er nog veel vragen waren als het gaat om de implementatie van een DMS. En als dan ook Het Nieuwe Werken nog om de hoek komt kijken...

John de Waard

IDB Groep is actief in de markten Zakelijke Dienstverlening, Industrie, Bouw, Techniek, Groothandel, Zorg, Overheid en Onderwijs. En misschien was het omdat de meeste aanwezigen uit de bouw en techniek kwamen, maar opvallend was wel dat documenten en content ineens een heel andere en bredere betekenis kregen. De bijeenkomst was georganiseerd door IDB Groep om duidelijk te maken dat voor Het Nieuw Werken het toch echt wel noodzakelijk is om (ook) na te denken over document- en content management. ‘Zonder digitalisering van je informatie past Het Nieuwe Werken nooit', aldus Henri van Ommen, sales manager bij IDB Groep. ‘Alleen al het implementeren van een DMS oplossing heeft echter een enorme impact op een organisatie. Het leidt een grote verandering in en als dat dan ook nog moet worden gecombineerd met iets als Het Nieuwe Werken bestaat het risico dat dingen mis gaan. Zeker als je je niet goed voorbereidt en daarom hebben wij dit seminar georganiseerd. Omdat het nu eenmaal niet voor iedereen allemaal helder is wat er gaat gebeuren als je een DMS in een organisatie introduceert, zeg maar.'

Nu is IDB Groep een Microsoft Gold Certified partner dus het gesprek op de bijeenkomst ging al gauw over SharePoint, naast de oplossingen die het bedrijf uit Woerden zelf al aanbiedt, zoals DigiOffice DMS. DigiOffice CRM en DigiOffice Huisstijl. Waar deze producten voor dienen moge duidelijk zijn uit de naamgeving. ‘Bij elkaar en in combinatie met SharePoint vormt het een mooie suite om problemen op het gebied van documenten, documentbeheer en klantcommunicatie te ondervangen', aldus Van Ommen. ‘Voeg daarbij dan Microsoft Lync en je hebt er een prachtige communicatietool voor de eigen organisatie bij.'
Vooral toen het in de demo van en toelichting op klantcases aankwam op het onderdeel ‘taggen' (oftewel metadata aangeven) van informatie/documenten bleek dat er hier en daar behoorlijk andere invalshoeken en terminologieën te bedenken zijn. En ook als het gaat om de reden om een DMS in te voeren komen andere zaken naar boven dan die van de ‘standaard' invalshoek om archiefruimte te besparen en informatie toegankelijk te maken. In de banken- en financiële wereld en ook in de overheid zijn dergelijke argumenten al eerder en verder doorgedrongen, maar het was duidelijk dat in de wereld van bijvoorbeeld de Bouw- en Installatiebedrijven toch andere prioriteiten gelden. Koppelingen naar technische documenten (tekeningen of productinformatielijsten) werden toch een stuk belangrijker gevonden dan een koppeling naar een klantfile...  Ook zaken als projectaanpak en het toekennen van verantwoordelijkheden werden voor het voetlicht gebracht, iets waar de aanwezigen met aandacht kennis van namen.

En dus is er nog veel werk aan de winkel in de wereld van document- en content management. Met of zonder Het Nieuwe Werken...