DCM Awards: Categorie Capturing & Intelligent Recognition
Klant: IBN
Leverancier: Ricoh Nederland

IBN integreert mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de samenleving door middel van werk. Om dit waar te maken heeft IBN een aantal bedrijven. Toonaangevende, marktconforme bedrijven die zich kunnen meten met de betere bedrijven in de afzonderlijke markten.
De IBN-bedrijven zijn stuk voor stuk kwaliteitsbedrijven waarmee u met een gerust hart zaken kunt doen. De kwaliteit van dienstverlening is leidend. Daarbij hebben ze alle een bijzondere opdracht: het mogelijk maken dat ook mensen die het op eigen kracht (nog) niet lukt, volwaardig aan het werk kunnen. Een van deze bedrijven is IBN Facilitair. Het bedrijf is gestart met een nieuw bedrijfonderdeel: DoQument Services. Zij richten zich, in samenwerking met Ricoh Nederland op het Nieuwe Werken, het digitaal ontsluiten van (grote hoeveelheden) informatie en bedrijven in staat stellen om hun medewerkers altijd en overal over de juiste informatie te laten beschikken.

Juist op het gebied van het digitaliseren en beschikbaar stellen van informatie bij bedrijven is een enorme groeimarkt op gang gekomen en liggen grote kansen. Mits je het op de goede manier doet, uiteraard. William van den Broek, Facilitair Manager bij IBN Facilitair. ‘Door de technologie van tegenwoordig is het heel goed mogelijk om ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt dit soort geavanceerde diensten te laten verlenen. Het is een kwestie van goed organiseren, afspraken maken en de juiste middelen beschikbaar stellen. De toewijding van de mensen zelf en de focus die ze hebben voor hun werk doet eigenlijk de rest.'

Ook Han Gootzen, commercieel adviseur DoQument Services, kan zich daarin herkennen. ‘Archieven die moeten worden gedigitaliseerd, grote hoeveelheden (papieren) informatie die moet kunnen worden verwerkt en ontsloten, het is nog steeds een probleem van alledag. Mede ingegeven door de drang naar het plaats- en tijdonafhankelijk werken zien we in de markt een stijgende vraag naar digitaliseringsdiensten. We deden binnen IBN Facilitair al allerlei andere diensten rondom kantoorwerkzaamheden, maar met een partner als Ricoh Nederland zijn we nu ook heel goed in staat te voldoen aan de vraag van bedrijven en instellingen naar een 24/7 beschikbaarheid van informatie voor hun medewerkers.'

De Q van Quality
DoQument Services is een ideale combinatie van ‘denken en doen'. De Do in DoQument Services staat voor doen, de Q heeft te maken met IQ, de intelligentie, maar de Q heeft ook te maken met Quality, de kwaliteit die je als dienstverlenende organisatie nastreeft. Het gaat om hand- en denkwerk. Het handwerk gebeurt binnen DoQument Services op een maatschappelijk verantwoorde en duurzame wijze, het denkwerk wordt mede makkelijker gemaakt door de geavanceerde machines en capturing- en documentmanagement software van Ricoh Nederland.' Ricoh heeft voor dit doel een complete scanstraat met bewerkingsapparatuur ingericht in de IBN-vestiging in Oss, inclusief de servers die nodig zijn om de informatie op vast te leggen en beschikbaar te kunnen stellen voor verdere afhandeling of benadering.

Het contact met Ricoh Nederland was er al voordat DoQument Services werd gestart. Gootzen: ‘Ricoh leverde voor IBN de multifunctionals en van daaruit ontstond heel soepel het contact met Managed Document Services (MDS) van Ricoh. Als je met een nieuwe dienst gaat starten, zoals wij nu met DocQument Services, dan is het belangrijk dat je met partners kunt werken in wie je vertrouwen hebt. Gewoon omdat je al met ze hebt gewerkt en ze hebben laten zien dat ze begrijpen waar wij mee bezig zijn. Het DoQment Services gedeelte paste ook helemaal in het straatje van Ricoh en de diensten en producten die dat bedrijf kan leveren. Digitale dienstverlening had al langere tijd onze aandacht, maar was een beetje een kwestie van de lange adem. En zo zit die markt voor diensten op dat gebied eigenlijk ook in elkaar. Er zijn veel aanbieders, maar het maatschappelijk verantwoorde karakter en de duurzaamheid vormen een enorme plus voor veel organisaties om met ons in zee te gaan. En dan moet je het wel waarmaken, want maatschappelijk verantwoord of niet, duurzaam of niet, de klant wil kwaliteit geleverd krijgen.'

Totale dienstverlening
DoQument Services profileert zich in de markt als een totaal dienstverlener voor document services. Van den Broek: ‘Dat wil zeggen dat wij het hele proces van de document lifecycle rondom archieven kunnen verzorgen. Van het (beveiligd en vertrouwd) ophalen en terugbrengen van de fysieke documenten, tot het scannen (van A0- tot A6-formaat) met het verwerken en het beschikbaar stellen voor de organisatie. Daarnaast kunnen we ‘gedigitaliseerde post- en reprodiensten' aanbieden, mailings verzorgen, kortom, alles rondom (gedigitaliseerde) bedrijfsinformatie. We zijn gespecialiseerd in het ondersteunen van bedrijfsprocessen waarbij gebruik wordt gemaakt van digitale informatie.'

Als commercieel adviseur van DoQument Services richt Gootzen zich op de mogelijkheden in de markt. ‘Natuurlijk weten we dat we in een zeer concurrerende markt zitten, maar zoals al eerder aangehaald: het maatschappelijk verantwoorde en duurzame karakter van onze werkzaamheden en aanpak spreekt veel organisaties aan. Bovendien leveren we daadwerkelijk die hoge kwaliteit die de klant eist. En dat is een kwestie van de juiste mensen op de juiste plek.'

Gootzen richt zich met deze dienstverlening met name op ziekenhuizen, overheden, zorginstellingen, waterschappen, verzekeringsmaatschappijen, banken en woningcorporaties.

Het project loopt inmiddels zo voortvarend dat ook Ricoh zelf regelmatig gebruik maakt van de diensten van DoQument Services in Oss, wanneer er sprake is van ‘overload' binnen hun eigen dienstverlening. Van den Broek: ‘Er wordt bij ons gewerkt volgens de Ricoh werkwijze en -procedures. Dat maakt zo'n aanwending wel wat makkelijker, maar het zegt ook iets over de inzet en kwaliteit van onze mensen.'

Toekomst
Het blijft voor DoQument Services niet alleen bij digitaliseringsdiensten rondom archieven. Van den Broek: ‘We gaan werken aan een Shared Service Center ingericht als een Digitale Postkamer in het kader van de intergemeentelijke samenwerking om op die manier de Belastingaanslagen voor alle aangesloten gemeentes te verwerken. Zowel de inkomende als het uitgaande documentenstromen. Ook dat is toch echt een kwestie van veel vertrouwelijkheid en veiligheid, maar het feit dat men ons daarvoor heeft gevraagd zegt genoeg, lijkt mij. De combinatie DoQument Services van IBN Facilitair en Ricoh Nederland slaat aan in de markt...'

Onder het motto: ‘Haal alles uit de kast', en ‘Het archief krijgt nieuwe muizen' is DoQument Services erin geslaagd een waardevolle partner voor veel bedrijven en instellingen te worden. En ongetwijfeld zullen er nog meer volgen...

Printvriendelijke versie: