DCM Awards: Categorie Document Output en Creatie
Klant: DEKRA
Leverancier: Aia Software

De naam KEMA-KEUR stamt uit de tijd dat voormalig KEMA Quality onderdeel was van advies- en onderzoeksinstituut KEMA N.V. Sinds 2009 maakt KEMA Quality onderdeel uit van DEKRA. Alle test-, inspectie-, audit-, en certificatieactiviteiten van het voormalige KEMA Quality vormen een integraal onderdeel van de dienstverlening van DEKRA. KEMA-KEUR is in Nederland een begrip, dat synoniem staat voor veiligheid. Certificaten die worden uitgegeven zijn waardepapieren pur sang en alle aanverwante documenten en correspondentie eromheen zijn van groot belang.

In een gesprek met Remco Mol en Isabella Roosenboom wordt duidelijk welke plaats ITP hierbij inneemt en hoe ermee wordt gewerkt. Remco Mol is IT manager en betrokken geweest bij de keuze en implementatie van ITP. De afdeling IT heeft systemen in beheer die wereldwijd worden gebruikt en daarvan is een aantal zelf ontwikkeld en is er een aantal ingekocht, zoals ITP. Isabella Roosenboom is al vanaf de komst van ITP degene die alle templates bouwt en onderhoudt voor alle landen.

ITP als centrale documentoplossing
Remco Mol: ‘We verdienen ons geld met het verstrekken van documenten, dan mag je er ook wel heel veel werk van maken en je zaken goed voor elkaar hebben!' Voor DEKRA is de keuze heel duidelijk: alle documenten die DEKRA maakt, zowel externe als interne documenten, worden geproduceerd met ITP. En omdat de kwaliteitsbewaking hoog in het vaandel staat, ondersteunt de IT afdeling maar één output applicatie en zijn er liefst zo min mogelijk templates. Op deze wijze zien alle offertes, facturen, certificaten, rapportages en brieven er zo uniform mogelijk uit en zijn ze van gegarandeerde kwaliteit. Waar ter wereld ze ook worden verstuurd of verstrekt; van Nederland tot Japan, alle documenten worden centraal beheerd en onderhouden. Dat DEKRA bijAia Software enITP is gekomen vindt Mol niet zo vreemd. ‘DEKRA Certification heeft een eigen IT afdeling waar ook softwareontwikkelaars in zitten. Wij bouwen gedeeltelijk onze eigen business applicaties. In het verleden hadden wij zelf een applicatie gebouwd om documenten te genereren op basis van database gegevens. Die werd op een gegeven moment onbeheersbaar en de applicatie moest worden herbouwd. We hebben toen eerst gekeken naar standaard applicaties i.p.v. opnieuw zelf bouwen. Hierbij is toen de keuze gevallen op ITP van Aia Software, omdat deze dicht aansloot bij de wijze waarop we voorheen hebben gewerkt, de technische integratie met onze bedrijfsapplicaties goed mogelijk was en de functionele mogelijkheden binnen ITP goed aansloten op onze wensen.'

Document altijd onderdeel van een werkproces
Mol geeft aan dat DEKRA een belangrijk uitgangspunt kent: ‘Wij zien het maken van een document altijd als een onderdeel van een werkproces, nooit als een op zich staande activiteit. Dat betekent dat in al onze werkprocessen in de diverse applicaties ITP wordt opgestart op het moment dat er een document aan te pas komt.' Dat betekent dat het IT landschap dusdanig is ingericht dat ITP als een soort spin in het web met alle business applicaties is verbonden.
‘DEKRA heeft bijvoorbeeld een Opportunity Management systeem waarmee offertes worden gemaakt. In het systeem word je als gebruiker begeleid de informatie te verzamelen die nodig is om de offerte te maken. Dan is er een ‘button' waarmee ITP wordt opgestart, de juiste template opgehaald en alles gepresenteerd in een Word-document. Als de gebruiker een bepaalde dienst heeft geselecteerd voor de offerte, verschijnen er specifieke tekstblokken, geschikt voor die offerte. Naast de directe koppelingen van een bepaald werkproces in een bedrijfsapplicatie naar een bepaalde template, is er ook toegang tot een online brievenboek waarmee bevestigingsbrieven kunnen worden aangemaakt.'
Mol gaat verder: ‘Hetzelfde geldt voor de tool waarmee we onze certificaten registreren. De gegevens voor de registratie worden ingevoerd en vervolgens drukt de gebruiker op een knop en wordt het daadwerkelijke certificaat geproduceerd. De toepassing van ITP in Digisign is wel heel bijzonder. Het is een tool die we zelf hebben ontwikkeld voor het digitaal ondertekenen van documenten, waarbij ITP een document aangeleverd krijgt, een handtekening plaatst en er een beveiligde PDF-file van maakt. Verder worden de facturen aangemaakt vanuit de projectadministratie en er draait een zogenaamde ‘polling batchjob' waarbij wordt gekeken of er nieuwe facturen klaar staan en dan worden de gegevens doorgestuurd naar ITP. Deze factuur wordt ofwel geprint ofwel per e-mail aan de interne klant verstuurd. Tot slot wordt ITP ook gebruikt voor het verzenden van een aantal e-mails, interne mails aan auditors bijvoorbeeld.

Centraal beheer en onderhoud van documenten
Isabella Roosenboom is binnen DEKRA verantwoordelijk voor modelbouw en het onderhoud van templates en licht vanuit haar functie ITP toe: ‘Als je kijkt naar onze services, kennen we zoveel productkeuringen maar toch worden alle offertes allemaal in de basis met één template gecreëerd en maken we gebruik van heel veel variabele tekstblokken die de specificiteit van het document aanduidt. Dat maakt het onderhoud van de documenten een stuk eenvoudiger en overzichtelijker. Het is weliswaar nog niet met de functie tekstblokken van ITP gedaan, maar zelf geprogrammeerd met IF en ELSE en daarmee hebben we een heel mooie oplossing gemaakt. We gaan wel naar de nieuwe versie van ITP kijken omdat de tekstblokbeheerfunctionaliteit het werk een stuk vereenvoudigt en nieuwe mogelijkheden ontstaan. Met het oog op de meertalige toepassing die we nodig hebben bij DEKRA, zeker voor landen als China en Japan, zou het wel prettig zijn als gebruikers zelf de wijzigingen door kunnen voeren.' Wat heel bijzonder is, is dat Isabella echt dé centrale ITP-gebruiker is in de grote DEKRA-organisatie. Zij ziet letterlijk alle wijzigingen voorbijkomen en heeft ook zelf contact over de afstemming, zowel inhoudelijk, juridisch en commercieel.

Gemak van ITP tijdens integratie DEKRA en KEMA Quality
Bij de overname van KEMA Quality door DEKRA werd maar al te duidelijk hoeveel gemak ITP biedt op het moment dat alle documenten van naam en huisstijl moeten veranderen. Alle documenten die op dat moment in ITP-modellen waren gevat, waren relatief snel aan te passen. Er veranderde natuurlijk nogal wat aan de documenten. In de meeste gevallen was het een kwestie van één keer alle wijzigingen doorvoeren op één plek, in één centraal model (een soort mastertemplate). Doordat het profijt van het werken met ITP nu heel tastbaar werd, gingen nog meer afdelingen over op het aansluiten van hun document output op de centrale ITP opstelling. En ook in de nabije toekomst die voor de nieuwe DEKRA organisatie in het teken van groei en expansie staat, heeft ITP een belangrijke rol. Nieuwe business units zijn sneller op te schakelen als alle benodigde documenten en certificaten centraal en snel te realiseren zijn.