Om uw document automatiseringsysteem te gebruiken in zijn volle potentie, is het belangrijk om zoveel mogelijk documenten zo snel mogelijk te converteren naar elektronisch formaat. ECM-Services bied een volledig spectrum van conversie diensten. Doormiddel van hoge snelheidscanners en karakter herkenningsystemen kan ECM-Services in een kleine tijd de grootste archieven omzetten. Eenmaal omgezet kunnen wij uw gegevens geïndexeerd opladen naar uw eigen systeem of inzichtbaar maken via CD-ROM.

Source documentation
Vaker wel dan niet, zijn oorspronkelijke documenten op papier: brieven, rekeningen, controles, leveringsontvangstbewijzen, kooporders, akten, geboorte en overlijdensakten, medische verslagen, bezitstitels, leningstoepassingen, de lijst is eindeloos. Het maakt niet uit in welke zaken u zit, of welke toepassing. ECM-Services kan deze documenten voorbereiden, scannen, opslaan en indexeren, op een documentautomatisering systeem of op een searchable CD-ROM. Dit kan ter plaatsen of op onze eigen locatie.

COLD/ERM
Een organisatie die een wezenlijke hoeveelheid informatie over een centrale verwerkingseenheid of netwerk produceert. Heeft waarschijnlijkst ook bergen rekeningen, greenbar rapporten, ontvangstbewijzen, verklaringen of andere verslagen. De overheadkosten voor het produceren en het handhaven van deze dossiers zijn significant. De ECM-Services COLD/ERM (Computer On Line Data/Enterprise Report Management) omzettingsdiensten elimineren de behoefte aan papieren of COM (Computer Output to Microfiche) documenten. Uit te printen documenten zijn direct te downloaden van af een centraal informatie systeem. Geïndexeerd in een database geplaatst en de dossiers op een optische schijf opgeslagen. De gegevens worden efficiënt opgeslagen met alle voordelen van het elektronische archiveren en zijn overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk.

OCR/ICR
Het meest tijdrovende en dure onderdeel van documentautomatisering is document capturing en het indexeren. ECM-Services gebruikt OCR/ICR om automatisch te indexeren en de volledige informatie vast te leggen, de meest efficiënte en economische manier om documenten en gegevens in uw systeem te krijgen.

Migratie
Oudere technologieën zoals merkgebonden, niet meer ondersteunde weergave systemen kunnen in de huidige standaardformaten worden omgezet. En als u van een huidige systeem overzet, naar een platform van een andere fabrikant kan ECM-Services dat omzettingsproces eveneens beheren. Opslagmiddelen, de normen en de protocollen veranderen en evolueren snel. Optische media dat zelfs maar een paar oud jaar kan al verouderd en inefficiënt zijn. Ecm-Services verstrekt een naadloze overgang van oudere, langzamere, ruimte verbruikende optische media naar state-of-the-art opslag methodes.

Image to film
Ondanks dat veel bedrijven hun belangrijke documenten opslaan in digitaal formaat, is microfilm nog het steeds het meest efficiënte en economische medium voor archief doeleinden. Het word nog steeds door veel bedrijven en overheden gebruikt. De overheid eist zelfs in sommige gevallen dat de digitale document, ondersteund worden door microfilm versies voor veilige opslag. ECM-Services kan deze documenten omzetten naar microfilm, voor veilige, stabiele, voor het menselijke oog leesbare opslag.