DCM Awards: categorie Information Access & Security
Klant ADP Nederland
Leverancier: IntraData

ADP is een van de grootste HR en Payroll service providers in de wereld. Het bedrijf verleent diensten op het gebied van salarisadministratie en HRM. Ook in Nederland speelt ADP een rol van betekenis in die dienstverlening. In het verleden ging daar veel papier in rond, maar met technologiepartner Intradata (lid van de Solipsis groep) is ADP in staat om op een veilige en betrouwbare manier alle salaris- en personeelsinformatie digitaal te ontsluiten. Dat doen ze al even met succes en sinds kort is er ook de ontsluiting via het bankportaal bij gekomen. ‘Dat maakt de toegang tot de digitale loonstrook nóg vertrouwder en makkelijker voor de medewerkers van onze klanten', aldus Arjen Aanen, Marketeer ADP Nederland. ‘En daarmee wordt het digitaal ontsluiten van salaris- en HR-informatie alleen maar meer gestimuleerd.'

ADP is in Nederland toonaangevend op het gebied van salaris- en HR-administratie. ‘Ongeveer 1,4 miljoen mensen ontvangen hun maandelijkse salarisstrook via ADP', begint Arjen Aanen. ‘En die salarisstrook maakt eigenlijk onderdeel uit van een personeelsdossier. De klanten waarvoor wij die administratie doen willen natuurlijk dat hun werknemers zo eenvoudig mogelijk en zonder problemen over al die informatie kunnen beschikken. En ook dat zij er als werkgever geen werk aan hebben. In het verleden ging alles op papier. Dat betekende alleen al voor Nederland op jaarbasis ongeveer 150 miljoen A4-tjes met een enorme impact op alle processen rondom die documenten. Al geruime tijd geleden zijn wij de samenwerking met Intradata aangegaan voor een alternatief voor al die papieren output. ADP is een onderneming die voorop wil lopen in de marktontwikkelingen en de dienstverlening naar haar klanten. De oplossing die we zochten moest echter wel in staat zijn (zeer) hoge volumes en (zeer) hoge veiligheid te garanderen. Want veiligheid en betrouwbaarheid staan absoluut voorop. Zonder keiharde garanties daarvoor gaan we niet verder. De oplossing hebben we gevonden in de cloud based document oplossing van Intradata, onder de naam Multidocuments.'

Online maar wel grip op processen
Aanen gaat verder: ‘Het lijkt eigenlijk zo voor de hand liggend: zet je documenten online op een server bij een betrouwbare partij, of regel dat zelf, en zorg ervoor dat je zelf grip houdt op de processen die zijn gemoeid met die documenten. Het is echter nog niet zo eenvoudig om die zaken met elkaar te combineren. Je wilt als gebruiker niet de toestanden van onderhoud, updates, veiligheid, bereikbaarheid etc., maar je wilt wel optimaal inzicht in de documenten, altijd en overal en betrouwbaar, zodat geen onbevoegde ogen inzage krijgen in zaken die vertrouwelijk zijn', aldus Aanen. ‘Veiligheid voor alles. Betrouwbaarheid, integriteit en authenticiteit zijn voor de klant cruciaal.‘

Betrouwbaarheid en vertrouwen
Betrouwbaarheid en vertrouwen zijn belangrijke succesfactoren voor ADP. In de traditionele wereld werden belangrijke documenten als arbeidsovereenkomsten, salarisstroken en dergelijke afgeleverd door postbezorgers als PostNL, al dan niet aangetekend. De documenten werden - normaal gesproken - op de juiste plaats afgeleverd. Die zekerheid had je als verzender. In het digitale tijdperk ligt dat even iets anders. Aanen: ‘In een digitale wereld liggen andere gevaren op de loer. Je wilt documenten kunnen afschermen voor onbevoegden. Je wilt - en moet - voldoen aan de wet- en regelgeving die geldt voor die specifieke documenten. In het geval van personeelsdossiers gelden heel stringente regels met betrekking tot de inzage in, het gebruik van en de bewaar- en vernietigingstermijnen rond die documenten. Voor HR-dossiers en salarisdocumenten gelden weer aanvullende of andere regels. En zo is er een breed scala van regels en wetten waaraan je moet voldoen. Veranderende wetgeving is een randvoorwaarde waar je rekening mee dient te houden, maar (mede) daardoor wordt ook wel meer mogelijk gemaakt. Met name de meest recente ontwikkeling, de wet rondom het rechtsgeldige digitale document die sinds juni 2010 van kracht is geworden, maakt het bijvoorbeeld mogelijk om ook documenten als salarisstroken, jaaropgaven of een arbeidsovereenkomst digitaal rechtsgeldig aan te leveren en/of beschikbaar te stellen.'

‘Stel je HR-dossiers of salarisstroken binnen die kaders digitaal beschikbaar, dan moet je er dus zeker van kunnen zijn dat de omgeving waarin die dossiers zich bevinden absoluut betrouwbaar is, veilig, integer en toch werkbaar. Die omgeving is benaderbaar via de webbrowser, onder strikte condities uiteraard.'

Aanen gaat verder: ‘In het verleden gebruikten we Multidocuments alleen voor het aanbieden van de salarisoutput aan klanten en de loonstroken voor de medewerkers. Sinds een aantal jaar bieden wij onze klanten ook de mogelijkheid om volledige personeelsdossiers digitaal op te slaan in Multidocuments'. Simon Kornblum, salesmanager IntraData: 'Op basis van een volledig internetgebaseerde omgeving, 100% Software as a Service (SaaS) en helemaal op cloud-technologie voortbordurend heb je voor jezelf een omgeving waarin je als bedrijf je documenten digitaal in dossiers kunt opslaan, archiveren, beheren en ermee kunt werken, en toegang en/of inzicht in de documenten voor de gebruikers kunt reguleren voor zover gewenst of van toepassing. De volledige workflow- en documentmanagement functionaliteit staat ter beschikking.'

Het digitale HR-dossier wordt binnenkort uitgebreid met document lifecycle management functionaliteit. Je kunt documenten dan volledig gecontroleerd beheren en alles rondom een document met betrekking tot ontstaan, beheer en bewaartermijnen wordt geregeld

Ontsluiting via bankportaal
Sinds kort is een nieuwe dimensie toegevoegd aan Multidocuments: het ontsluiten van de loonstrook via het bankportaal. Aanen: ‘Intradata heeft een partnership met Bluem, de partij die voor de grote banken de beveiligde document toegang regelt. Nu is de Multidocuments-applicatie zo ingericht dat de mogelijkheid wordt geboden om werknemers in het internetbankportaal de digitale loonstrook te laten inzien. Onder andere door het klikken op de statusregel van hun overzichten in het bankportaal is dan direct de meest recente salarisstrook in te zien. Alles binnen die veilige internetomgeving van de bank die de mensen al zo goed kennen en die ze vertrouwen. In Nederland zijn ongeveer 12,3 miljoen mensen die op een of andere manier vertrouwd zijn met internetbankieren. Een enorme penetratie waarin Nederland ook voorop loopt in de wereld. De acceptatie van deze toepassing wordt daarmee sterk vergroot. Via het bankportaal kan de werknemer, naast zijn salarisspecificatie ook al zijn HR documenten, zoals het arbeidscontract, beoordelingen, etc. inzien.

De volgende stap waar ADP naar kijkt, is het toepassen van de digitale handtekening. Aanen: ‘Daarmee zijn we ook nog eens in staat om in opdracht van de werkgever arbeidscontracten of andere juridisch bindende en belangrijke documenten digitaal over en weer te laten gaan tussen werkgever en werknemer. Het portaal wordt een rechtsgeldige bron voor het communiceren van dergelijke documenten. Dat is dan wettelijk volkomen dichtgetimmerd en er kan ook nog eens veel tijd worden bespaard.'

Printvriendelijke versie: