CIBER Nederland heeft bij het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU) de SAP-systemen ECC en SRM geoptimaliseerd. Door het toevoegen van nieuwe functionaliteit zijn de systemen voor logistiek en inkoop sterk verbeterd bij één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland.

SAP SRM en SAP ECC worden binnen het UMCU gebruikt voor de ondersteuning van inkoop- en logistieke processen. Binnen SAP SRM heeft CIBER de zelf ontwikkelde oplossing Flexible Purchasing Forms ingezet. Met deze digitale formulieren wordt de inkoop van complexe goederen en diensten vereenvoudigd. De oplossing voorkomt dat jaarlijks 20.000 handgeschreven bonnen worden ingevuld: in plaats daarvan vullen medewerkers een digitaal formulier voor het bestellen van exploitatie- en investeringsgoederen of -diensten in. Deze informatie wordt automatisch overgenomen in SAP SRM als winkelwagen en - na goedkeuring van de winkelwagen - in ECC als bestelling.

Diederick Bossenbroek, Principal Consultant SAP SRM bij CIBER: "Nadat de winkelwagen is aangemaakt in SAP SRM volgt het goedkeuringsproces. Hiervoor hebben we een zeer krachtige workflow ontwikkeld, die goedkeuring op diverse niveaus aankan, zowel hiërarchisch als projectmatig of een combinatie van beide. Dankzij onze ‘best practice' aanpak zijn we in staat geweest deze workflow in korte tijd te ontwikkelen en testen."

Binnen het interne distributieproces, wat wordt ondersteund door SAP ECC, zijn de stromen chemisch afval en retouren volledig geïntegreerd. De manier van werken binnen de afdeling interne distributie van UMCU is hierdoor gelijk geworden voor alle interne distributiestromen van externe leveranciers of het centrale magazijn naar de interne klant.

Het SAP SRM-systeem is, tot slot, eenvoudiger te beheren. Voorheen werden binnen het systeem aan elke individuele gebruiker attributen toegewezen, die bepaalde rechten binnen het systeem geven. CIBER heeft deze attributen toegekend aan groepen gebruikers. Ook is het aantal catalogusviews teruggebracht, waardoor het voor gebruikers eenvoudiger is om goederen te bestellen via SAP SRM.